Ley 21.719 para Estudios Contables y Tributarios
Los contadores y estudios tributarios manejan datos financieros, tributarios y laborales extremadamente sensibles de sus clientes. Su posición como encargados del tratamiento para múltiples empresas les impone obligaciones especiales de confidencialidad y seguridad.
¿Qué datos personales trata tu estudios contables y tributarios?
Todos estos datos están regulados por la Ley 21.719 y requieren bases legales claras para su tratamiento.
Tu principal riesgo
Filtración de información financiera o tributaria de múltiples clientes en un solo incidente. Un contador actúa como encargado del tratamiento de datos de sus clientes, lo que significa que es responsable directo ante la APDP si hay una brecha que comprometa esa información.
Ejemplo de multa para tu sector
Un estudio contable que almacena carpetas tributarias de clientes en un computador sin contraseña y sufre un robo puede ser sancionado como encargado del tratamiento por falta de medidas de seguridad adecuadas.
Preguntas frecuentes sobre privacidad para estudios contables y tributarios
¿Un contador es responsable del tratamiento o encargado del tratamiento?
En general, actúa como encargado del tratamiento: trata datos personales de los clientes de sus clientes (empleados, proveedores) por instrucción de la empresa mandante. Sin embargo, respecto de los datos de sus propios clientes directos, es responsable del tratamiento. Esta distinción determina las obligaciones aplicables.
¿Debo firmar un contrato especial con mis clientes para manejar sus datos?
Sí. La Ley 21.719 exige que el encargado del tratamiento opere bajo un contrato o acto jurídico que establezca las instrucciones del responsable, las medidas de seguridad aplicables y la prohibición de usar los datos para fines propios. Se recomienda incluir una cláusula de datos en el contrato de servicios contables.
¿Puedo usar el RUT y datos financieros de los empleados de mis clientes para otros fines?
No. Como encargado del tratamiento, solo puedes usar los datos de empleados de tus clientes para las finalidades específicamente encomendadas (ej. hacer las liquidaciones, declarar impuestos). Usar esos datos para cualquier otro fin sin autorización constituye una infracción grave.
¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos tributarios de mis clientes?
Las normas tributarias del SII exigen conservar documentos por 6 años como regla general. La Ley 21.719 establece que los datos no deben conservarse más tiempo del necesario para la finalidad. Al terminar la relación con un cliente, se recomienda devolver o eliminar de forma segura toda la documentación excedente.
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